第一章  总  则

第一条 为促进局公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和质量，确保公文安全，根据《党政机关公文处理条例》（中办发〔2012〕14号）和《中共河北省委、河北省人民政府关于印发〈河北省党政机关公文处理工作实施细则〉的通知》（冀发〔2013〕13号），结合我局实际，制定本办法。

第二条 本办法所指的公文，是我局履行职能、处理公务过程中形成的具有法律效力和规范体系的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布规范性文件，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

第三条  公文处理是指公文的拟制、办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 

第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简高效的原则，做到及时、准确。

第五条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。

第六条 机关各科室、所属事业单位应当高度重视公文处理工作，严格遵守《党政机关公文处理条例》、《河北省党政机关公文处理工作实施细则》和本办法，加强对本科室、单位公文处理工作的领导和管理，指定专人负责公文处理工作。

第七条  局办公室是我局公文处理工作的管理机构，负责局公文处理工作，并对所属事业单位的公文处理进行指导和督促检查。所属各事业单位办公室是本单位公文处理的管理机构，负责本单位的公文处理工作。

第二章 公文种类 

第八条 公文种类是根据公文功能属性进行的分类，表明公文性质、行文方向、行文目的和公文特点。不同的公文种类体现不同的公文属性和功用，要慎重准确选用。

第九条  公文种类主要有：

（一）决定。适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（二）公告。适用于宣布重要事项或者法定事项。 
  （三）通告。适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

（四）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，印发、批转、转发公文。人事任免事项、部门或单位依据职权需要告知其他部门和单位知晓或者办理具体事项，可选用通知文种。 
  （五）通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

（六）报告。适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 
  （七）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。 
  （八）批复。适用于答复下级机关的请示事项。 
  （九）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
  （十）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 
  （十一）纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章 行文规则 

第十条 行文必须遵守行文规则和处理公文行为规范，应当确有必要，注重效用。 
  第十一条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。我局可以与市委有关部门相互行文,可以与市政府各部门、各直属机构、市级各群众团体互相行文，也可以与各县区医疗保障行政部门相互行文。有隶属关系的应当遵循逐级行文的原则，一般不得越级请示和报告。因特殊情况必须越级行文的，应当说明原因并抄送被越过的机关。 
  第十二条  除局办公室外，各科室不得以科室名义对外正式行文。所属事业单位单独对外行文应使用署有本单位名称的文头纸。需以局或局办公室名义发文的履行相应的审批程序。

第十三条  属于我局职权范围内的事务，由我局自行行文或与有关部门联合行文。联合行文应当明确主办部门。须市政府审批或授权的事项，经市政府同意也可以由我局行文，文中应当注明经市政府同意。

第十四条  印发医疗保障系统的重要行文，应当同时抄送市政府办公室。

第十五条  请示类公文应一文一事。一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关。

第十六条  请示、报告不得混用、并用，报告中不得夹带请示事项。

第十七条  严格控制发文数量，努力提高发文质量。一般性具体工作不发文件。提倡使用电话、传真和深入基层指导工作。

有下列情形之一的，不再行文：

（一）国家法律法规、党内法规、规章已作出明确规定的；

（二）现行文件规定仍然适用的；

（三）贯彻上级文件精神没有新的贯彻落实举措和政策规定的；

（四）一般性工作会上已印发材料的；

（五）一般性调查报告、典型经验材料等；

（六）通过当面协商、电话沟通或者其他信息化手段能够解决问题的。

第四章 发文办理

第十八条 机关各部门、所属事业单位起草公文应当确定专人。重要公文应当组成起草小组，明确牵头人。

第十九条  起草公文，应当领会领导意图、明确目的、调查研究、拟定提纲。

第二十条  文件草稿完成后，起草部门要组织相关人员逐段、逐句、逐字进行斟酌修改，确保文件准确、精炼、简短。 
  第二十一条 征求意见。征求意见稿形成后，应当根据需要采取广泛征求意见，并根据反馈意见对文稿进行修改。如不能取得一致意见，主办科室单位可以列明各方理据，报请局领导议定。  

第二十二条 拟以市委、市政府或市委、市政府办公室文件形式发文，应当经市委、市政府或市委、市政府办公室授权或者同意后，代拟文稿，局主要领导审签上报。

第二十三条  局起草法规和规范性文件应当按照《局规范性文件制定管理办法》规定执行。

第二十四条  公文审核。公文草拟好后，起草部门主要负责人对公文的依据性、质量性、效率性把关；局办公室对拟发公文进行初审，重点审查行文规则、公文要求和格式。

第二十五条  公文签发。局发公文由起草科室单位填写局发文稿纸，局办公室核稿后，报局领导审签。需送有关部门会签的文件，领导审签后，由拟稿科室单位分别送有关单位进行会签。代拟以市委、市政府或以市委、市政府办公室名义印发的，以及局发的规范性文件，应先经规划财务和法规科进行合法性审核，再送办公室核稿，然后按规定程序报批印发。

第二十六条  制发公文，必须编号和登记，并履行严密的传递、交接手续。传递标有密级的公文时，应按保密规定采取相应的保密措施。

第五章 收文办理 

第二十七条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。 
  第二十八条 收文办理应当遵循以下原则：

（一）系统性。熟知经济社会发展的方针政策举措、法律法规规章，综合办理。

（二）实践性。从实际出发，把握每件公文办理的特殊性，积极解决新问题，不断提高办理能力和水平。

（三）服务性。增强服务意识和主动性，发挥参谋助手作用，提供高质量，高效率服务。

（四）严肃性。严格认真对待每一份来文，站位全局，强化责任，细致细心办理。

（五）程序性。熟练掌握运用机关工作和公文处理规则规定，严格按程序办理，严谨严密，保障各项工作有序进行。

（六）时效性。注重时效，熟练快速、准确优质办理来文，特别是紧急公文，确保高效运转。

第二十九条  收文办理的主要程序：

（一）签收。收到文件要严格履行签收手续，清点核对数量、编号等与投递签收单记载是否相符，无误后在签收单上签名注时或盖收文章。明传、密传公文，以及报文单位直接报送的公文，应当逐页清点，核对无误后履行签收手续。

（二）登记。收文后应当及时登记，登记的内容应当准确齐全，包括收文时间、来文单位、来文号、文件字号、标题、密级、紧急程度、是否公开、份数、承办人等，并详细记载收文的经办过程。

（三）审核。局办公室收到公文后应当进行审核。审核的重点是：是否由我局办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。

（四）拟办、批办。经审核，对符合本办法规定的公文，局办公室提出拟办意见及办理时限，报送局领导批示，然后传送有关科室单位办理。涉及两个以上科室单位办理的应当明确主办科室单位，未明确主办科室单位的排名在前的为牵头科室单位。     

（五）承办。承办科室单位收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。阅知性公文要吃透精神，批办性公文要结合工作实际提出拟办意见。对不属于本科室单位职权范围或者不宜由本科室单位办理的，经主要领导同意后及时退回并说明理由。     

（六）催办。办公室要及时掌握公文办理进展情况，督促有关科室单位按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办，并及时向局领导汇报办结情况。  

（七）答复。公文的办理结果应当及时答复，并根据需要告知相关单位，答复可采取书面答复或口头答复，对答复意见和情况应当详细记录。

（八）办结。纸质公文经签收、登记、审核、拟办、承办、催办、答复和反馈办理结果后，应当及时将办理过程和办理情况进行登记，注明办结。

第六章 公文归档 

第三十条 凡是在公务活动中形成的、办理完毕的具有查考和保存价值的公文及有关材料，各科室、所属事业单位根据档案管理规定，交办公室归档保存。

第三十一条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映我局的主要工作情况和历史面貌，便于保管和利用。

第三十二条 联合办理的公文，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。 
  第三十三条 局机关各类文书档案由局办公室统一管理。以局名义和各科室、所属事业单位名义召开会议形成的材料，要在会后一周内上报；各科室、所属事业单位工作文件要随时上报保存。

第三十四案管理部门移交。

第七章 公文管理 

第三十五条 公文管理应当以安全保密和发挥公文效用为目的，在公文拟制、形成、办理、运转、传递、存储、利用、整理归档、清退销毁等环节中，加强规划、组织、控制、监督、保管、整理、统计、服务等管理工作。

第三十六条  公文由局办公室安排专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。

第三十七条 上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经局有关领导或者办公室主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明日期、份数和印发范围， 并同正式文件妥善保管。
  第三十八条 公文被废止的，视为自废止之日起失效；公文被撤销，视为自始无效。

第三十九条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别可以销毁。销毁秘密公文按保密有关规定执行。 
  第四十条  我局文书档案一律不外借，因工作需要经办公室主任同意后可查阅有关内容。局外单位、人员因工作需要查阅我局文书档案的，须持有效证件，并经局领导批准。

第八章  公文保密

第四十一条  公文处理工作必须严格遵守保密法律法规和规章，坚持依法保密、依法办理的原则，确保涉密公文内容安全、实体安全。凡泄露或者出卖党和国家秘密公文的，依照有关法律法规严肃处理。

第四十二条  局拟制的公文应当根据国家规定的符合国家秘密要素的事项和定密范围标准拟定密级，做到权限法定、依据法定、内容法定、标志法定。要严格划分密和非密的界限，准确判断公文是否涉密及涉密程度。

第四十三条  需要保密的公文，视机密程度，标注“秘密”、“机密”、“绝密”，必要时可标明保密期限。

第四十四条  公文确定密级和保密期限后，应当严格按照涉密公文的印制、传递、发布、办理、阅读、归档等保密规定进行操作和管理。

（一）涉密公文在办理过程中，无关人员不准接触秘密公文，承办人员不准向无关人员泄露秘密内容。

（二）涉密公文的阅读应当在机要阅文室或者办公室阅读，不得随意带出。因公外出，确须携带秘密公文时，须经局领导批准，履行借阅手续，并由2名以上人员负责保管。

（三）复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定，并经局领导批准。

1.绝密级公文一般不得复印、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。复印、汇编的公文视同原件管理。

2.复制件应当加盖复制机关戳记。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。

（四）翻印上级机关的文件必须根据授权进行，按照统一规格，保证印制质量，注明翻印机关名称、日期。

第四十五条  公文确定密级和保密期限后，应当严格按照涉密公文印制、传递、发布、办理、阅读、归档等保密规定进行操作和管理。

第四十六条  经常进行保密教育，增强全体工作人员保密观念和组织纪律性。

第九章 附 则 

第四十七条 本办法自下发之日起施行。