第一章 总   则

    第一条 为规范局机关档案工作，充分发挥局机关档案在医疗保障工作中的凭证和参考作用，依据《中华人民共和国档案法》和《机关档案工作条例》，结合医疗保障档案工作的特点，特制定本办法。

    第二条 本办法所称档案，是指局机关在各项工作中形成的具有保存价值的各种文书、基建、设备、会计、声像、实物、业务、电子等不同载体和内容的文件材料，它是本机关在各项工作活动中形成的历史记录，反映本机关不同时期的历史面貌，是本局工作查考、制定决策的重要依据。

    第三条 档案工作坚持统一领导、综合管理的原则，局机关档案由局办公室统一管理，各科室、局属事业单位有责任维护各自档案资料的完整、安全和有效利用，任何部门和个人不得擅自处理或长期积压档案，更不得据为己有。

第二章 管理机构和职责

    第四条 局办公室负责局机关档案管理职能。各科室应根据本科室职能范围，制定文件管理制度，并指定一名兼职档案人员负责本科室日常档案的收集和整理工作，并将档案管理作为年度考核、晋升、奖励和评定职称条件之一。

    第五条 档案管理的基本职责：

（一）宣传、贯彻执行党和国家有关档案工作的方针政策和法律法规。制订局机关档案工作计划、管理制度、业务标准和技术规范。

（二）督促指导局机关各科室档案的收集和整理工作；指导、监督和检查局属事业单位的档案工作。

（三）统一管理局机关的文书档案、科技档案、基建档案、声像档案、荣誉和实物档案、会计档案、电子档案等，做好档案的收集、积累、整理、保管、鉴定、统计等工作。

（四）根据需要编制总目录、全宗指南、案卷目录、卷内目录、分类目录等各种检索工具；编纂档案专题材料。

（五）负责档案的借阅工作，严格执行借阅、保密等工作制度。

（六）按要求向市档案馆移交档案。

第三章 档案归档范围

第六条 凡是反映局主要职能活动、具有查考利用价值的各种形式、各种载体的文件材料均属归档范围。

第七条  应归档的局文件材料：

（一）局党组会、局长办公会、局务会、全市医疗保障工作会等重要会议材料以及各种音像材料。

（二）局印发（转发或与其他部门联合颁布发）的各种正式文件、电报签发稿、印制稿、办公室核稿及重要文件的修改稿。

（三）局领导签批的各科室、局属事业单位报送的请示、报告和上级领导对局主管业务范围内工作的指示、批示。

（四）局编辑的历史沿革、大事记、年鉴，反映局重要活动事件的剪报、荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、音像材料。

（五）局机关及业务工作中形成的干部职工工资转移证明，行政、党、团、工会组织介绍信存根。

（六）局财务预算、决算、统计报表、凭证、账薄、审计等文件材料。

（七）局房产、土地管理、重要合同的协议、资产登记等凭证性文件材料。

第八条 各科室对不归档的文件材料，经局领导批准后，送办公室统一监销。

第四章 档案归档要求

第九条  对应归档的文件，应按照“随办随归”的要求，按归档要求移交局档案室集中管理。

第十条  各科室应于次年3月底前将存留在本单位上一年度应归档的文件材料原件整理齐全后，向局办公室进行移交。

第十一条  各科室应严格遵守文件归档要求，履行移交手续。对应该归档的文件材料，任何单位及个人不得据为己有或拒绝归档。有些材料如需要继续使用，按要求归档后，再办理借阅手续。

第十二条  直接由业务部门办理完毕需要归档的照片、音像、财务、基建等各种门类载体档案，由主办单位按照要求，收集整理后及时向局办公室进行移交。

第十三条  公文、照片、音像、财务、基建等载体档案，归档要齐全、完整，格式符合归档要求。局内印发的各类公文均应一式2份，每份文件的页码要齐全，公文中的领导签批件及与局外行文中的便函需加盖局、局办公室公章后进行归档，不得将复印件进行归档。

第十四条  办理完毕应归档的电子文件，应将电子文件的原数据、背景信息同时归档。归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的应与文件正本、定稿一并归档。

第五章  档案的整理与保管

第十五条   归档文件整理规则：

（一）以机构为单位，统一按照“年度-机构-保管期限”分类方案进行分类；

（二）在平时立卷的基础上，将单位文件进行整理，实行文件分级管理；

（三）会议文件应单独组成小卷为一件，根据文件数量可一会一件或数件；

（四）照片、音像档案材料，按照相应的规定整理后，与文书档案统一归档，并在归档文件目录备注项上注明，便于查找利用；

（五）局党组会议、局务会议等会议纪要，每次会议为一件，按年度集中排列；

（六）对档案进行数字化处理，定期备份档案电子目录、电子文件和影像文件，逐步推进档案管理信息化。

第十六条  档案保管。局办公室应定期对档案保管的状况进行检查，发现问题及时向分管领导汇报，并采取有效措施，保护档案的安全。

第六章  档案保管期限

第十七条  根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）要求，机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。

第十八条  确定档案保管期限的原则

（一）凡是反映局主要职能活动和历史面貌的，对局工作活动、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案定位永久保管；

（二）凡是在较长时间内对本局工作活动有查考利用价值的档案，定为30年保管期限；

（三）凡是在较短时间内对本局工作有参考利用价值的档案，定为10年保管期限。

第十九条  人事、基建、会计及其他专业文件的归档范围和档案保管期，按国家有关规定执行。

第七章  档案的借阅

第二十条  局办公室管理的档案，主要供局机关各科室使用。因工作需要借阅档案时，必须履行档案借阅审批登记手续。借阅档案时，借阅人员应认真清点签收，并负责对档案资料妥善管理，不得私自泄密、拆散、转借。属于局管理的档案原件、复印件，不得私自外传或携带外出。

第二十一条  借阅档案使用后，应及时归还，借阅时间一般不超过3天，遇有周末、节假日，应在放假前夕归还，节后可继续借阅。

第八章  档案的鉴定与销毁

第二十二条  局办公室根据市档案局有关规定，组成档案鉴定小组，对所保管的档案定期进行鉴定，对于保管期限已满的档案，提出移交、留存或销毁意见，报局领导审批。

第二十三条  经批准销毁的档案，应在档案案卷目录中予以注销，同时编制销毁档案清册，到市保密机要局指定地点销毁，必须两个人监销，监销人必须在销毁清册上签字或盖章，并注明销毁方式和日期。

第二十四条  对在档案收集、整理、保管和提供利用等工作中成绩显著的科室和个人，由局机关给予表彰。对违反国家有关档案法规，造成档案损毁、丢失、泄密等重大损失的，依据《中华人民共和国档案法》第二十四条规定给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

第二十五条  本规定适用于医疗保障局机关。局属事业单位可参照本规定制定本单位的档案管理办法。

第二十六条  本办法自发布之日起施行。